仕事や生活の中で、なかなか自分の言いたいことが相手に伝わらない、ということはないでしょうか。「こんなに自分の主張をしているのに、相手は全く聞いてくれない」と思うことはありませんか。
人にわかりやすく自分の考えを伝えるためには、どうすればよいでしょうか。
僕が考える、わかりやすいメッセージの使い方と言うのは次の2点に集約されます。それは「要するに」と「具体的に」を相手に伝えることです。
要するに・・・
物事は常にいろんな事象が複雑にからみ、シンプルに表せないことが多くあります。そのためたくさんの要素を列挙し、あらゆる可能性を検討し、物事を決定していく必要があるわけです。
一方で、人間はそんなにたくさんの情報を同時に処理できないという特性もあります。さらに、複雑そうに見えても、要点がどこであるかを見極めれば、シンプルに行動しやすくなることもあります。
つまり、一見複雑そうな物事について人と話すときには、シンプルに伝えた方が相手に理解しやすくなるのです。当然ですよね。情報量を削り本質的な部分だけを削りとって伝えれば、何を重視しどう進めればよいのかが非常にクリアになるからです。
そういうときは、「要するに」と言い換えて何が言えるかを常に考えています。枝葉をばさっと切ったときに、根幹としてどの部分が残るかを考えると、相手に伝えるべきメッセージが見えてきます。
具体的に・・・
「要するに」の反対として、具体的に物事を示すことも重要になります。人の思考というのは、ある意味適当というか柔軟にできており、曖昧な状態でもわかったつもりになって物事を捉えてしまうことが多くあります。
しかし、実際に物事を進めてみると、こんなはずではなかった、想定できない問題がたくさん見つかったなどうまく進まない要因が出てきてしまいます。
あるいは、物事が詳細にイメージできないために、意思決定できないということもあります。
そのため、あらかじめ具体的な問題や実行方法など、可能な限り詳細化して伝えます。そうすることで、「何となくわかったつもり」から、具体的なイメージに基づいた判断に変わるのです。
「神は細部に宿る」と言いますが、詳細な計画は非常に説得力を持つものです。特に実際の行動に移すフェーズでは、関係者がイメージを共有できるほど具体的な計画を持っておくと良いでしょう。
結論から言うと、その時々に合わせて、本質的な事項をとらえた抽象度が高いものを伝えるべきか、より具体的に物事を捉えてイメージを伝えるべきか、相手の理解度や目的に応じて使い分けることができると、相手にこちらの意図が伝わりやすくなるのではと考えています。
社会においてコミュニケーションが重要と言われています。僕は、それを端的に説明したこの記事の内容が大好きです。
就活で「コミュニケーション力」が重視される理由を簡潔に説明する。 | Books&Apps
これを意識して、これからも伝え方を考えていこうと思います。