社会人になって最初の頃は、「この仕事どれくらいでできる？」と聞かれて答えた自分の見積りは、ことごとく外れた。見事に悪い方向に。このとき、意外に作業を見積もることは難しいことなんだと痛感した。
自分の作業見積りができないと、どうなるか。自分で残業をしてカバーするか、チームメンバーなど誰かにしわ寄せがいく。そして「正しく見積もれていないこと」自体に気づかないまま仕事を進めてしまうと、残業が常態化したりしてたちが悪い。
これを解決するのに簡単な方法がある。それは、日報を書くことだ。日報を書くにあたって必要な事項は以下。
明日の予定を書く
予定を書くのはとても大切。ここが見積りに該当する。
今日の実績は計測した時間を書く
できるだけ記憶で書くのはやめた方が良いと思う。記憶というのは曖昧で、都合よく脳内変換されるからだ。昨日の夕飯に何を食べたのかうまく思い出せない人が、一日の作業をひとつひとつ思い出すのは困難じゃない？
フリーツールで時間を計測するのはたくさんあるから、使いやすいのを使えば良い。個人的にはSlimTimerが使いやすい。Webベースでタスクを管理できるし、実績を一覧で確認できる。
予実のギャップを自分で振り返る
予実はどうしてもずれる。しかし、そのずれの原因を考える。突発的な予定が入ったからかもしれないし、自分の見積りが誤ったのだったら、どういう要素が見積りに足らなかったのか、ということを考えていく。こういう小さな毎日の積み重ねが、見積りの精度を上げていく。
ちゃんと日報をつければ、自分の生産性を思い知らされる。まずは現実を正しく把握することから。管理者は残業を減らしたいなら、日報の提出をルール化して残業の理由を確認することが効果的だろう。ちゃんとした理由を求められると、原因はわかってくるし、対処も打てる。（本当は管理者がこの問題から目をそらしていることも多い気がするが。）