最近ナレッジマネジメントの興味を持ったので。具体的な方法が書いてあって、わかりやすかった。ただ、初歩的な部分が多かったりするので、あまり前提知識がない人が読むことを薦める。
参考になったことは、ここにメモ。
マニュアルに書かれるべき内容
マニュアルに書かれるべき３つの内容
①その行為の方法
②目的・意義
③例外時・異常時の対処法
これは、言われてみれば当然なんだけど、意外に守られていないのではないか。特に②。システム運用などでは、よくマニュアルとして手順などを記載するが、「何の目的でやるのか」など書かれていないことが多い。
これでは、時が経ち、人が変わったときに、意味の無い作業を繰り返してしまうことにつながる。理由がわからないから、理由を考えないし、見直すこともできないからだ。だから、必ず理由は書くべき。マニュアル文書をテンプレート化して、必ず書くよう「目的」の項目を盛り込めば、そういうリスクも減らせそうだ。
情報の「置き場マップ」をつくる
これは、まあポータルみたいな概念かね。情報がどこにあるかわからない状態では使われないので、それをガイドする役目をどこかに設ける必要がある。それが情報の「置き場マップ」ということだろう。
Yahooは各情報を分類し、到達までの時間を早めている。こういう目次で情報を整理することは不可欠だろう。逆にGoogleデスクトップみたいに、検索で見つける方法も考えられる。分類と検索システムの両方を整備して、情報へたどり着ける状況を作るのが望ましい。
チームの情報などを、どういう風に整理して、たどり着いてもらうようにするかは、組織に合わせてよく考えなければならないと思う。