チームなりなんなり、集団を管理するようになると、誰かにタスクをお願いする場面が出てくる。タスクを割り振るって、考えてみると結構難しくない？
ということで、効果的なタスクの割り振り方を考えてみた。
「とりあえず自分でやるか」になっていないか？
仕事ができる人の中で、誰かに仕事を任せることが苦手、という人がいる。これは、初めて管理者になったときに顕在化する。管理者でないときは仕事ができるので重宝されるが、管理者になっても同じやり方をしてしまうので、チーム全体でタスクが最適化されない、チームメンバーが成長しない、自分が忙しくてメンバーを管理できていない、などいろいろ問題が生じてくる。
こういう場合は、思考の優先順位を「チーム全体の最適化」にシフトする必要がある。得意な人に得意そうなタスクを回すこと。いろんな人の作業負荷を平準化すること。管理者にはそういう交通整理が求められる。
ちゃんとメンバーの現状を把握しているか？
タスクをお願いするからには、メンバーの状況は把握しておかないといけない。すごい忙しくて仕事が回らない人にお願いしても、いつまでもタスクが消化されないかもしれない。あるいは、「もっと暇な奴がいるんだから、そっちにお願いしてくれよ」と反発を喰らうかもしれない。
まずはだいたいのメンバーの状況を把握しておく必要があるし、もしそのときになって知らないのであれば、確認すべきだ。最低限のマナーとして。
「あなたでないとダメ」な理由は？
タスクをお願いする人に対して、「あなたでないとダメ」な理由が必要だ。何となく目についたぐらいでノリでお願いすることもあるけれど、理想からいえばその点はちゃんと考え抜いて依頼したい。
これはお願いされる側の納得感も高まるし、モチベーションを上げることにもつながるだろう。
タスクの優先順位が説明できるか？
お願いするときは、依頼するタスクの優先順位も明確にしておく必要がある。それは、「今○○のタスクで忙しいから、その仕事後回しでいいですか？」と聞かれたときに困るからだ。そのときに、「今はこっちの方が早く終わらせないといけないから、こちらを優先で。今お願いしている○○のタスクは、別の人に回しておくわ。」みたい返答をしないといけない。それをするためには、ちゃんと全体のタスクの中で、これがどの程度緊急で重要かを理解していないといけないのだ。
つまり、メンバーが今抱えているタスクの中に新しいタスクを押しこむんだから、玉突きが起こったりスケジュール調整が必要になるのは当然のことだ。いろいろ柔軟に、各種タスクの優先順位を見極めて、新しいタスクをスムーズに押し込んでいく必要がある。
あとは、相手に気遣いしすぎると、時に人に対して鬼になれない、ということもあるかもなあ。高等テクニックだけど、ここらへんを無自覚でできてる人もいるよね。時々暴発もするけど。